Inaugurado em 1992, o trabalho de gestão documental da Sanasa, com a criação do Arquivo Geral, completará 20 anos em abril, e ganha o status de modelo municipal na gestão documental. Funcionários da Emdec visitaram as instalações na semana passada para implementar o mesmo sistema naquela autarquia. Instalado na sede da empresa, na Avenida da Saudade, o Arquivo Geral tem capacidade para armazenar mais de 16 mil caixas de documentos, num espaço com 22 módulos de estantes deslizantes, e é considerado pelos órgãos municipais o mais atualizado e organizado da cidade.
Os documentos nele arquivados são protocolados de solicitação de serviços técnicos, administrativos e financeiros, entre outros. O Arquivo faz a gestão da guarda dos documentos corrente, intermediário e permanente, ou seja, toda a documentação produzida pela Sanasa é armazenada pelo Arquivo Geral, contendo no acervo documentos que datam desde 1966, do antigo DAE – Departamento de Água e Esgoto de Campinas. Reconhecido pela sua informatização, que atinge 97% do acervo, quanto à localização dos processos, o modelo da Sanasa foi recomendado à Emdec pelo Coordenador de Arquivos Municipais, Antonio Carlos Galdino.
Durante a visita os funcionários analisaram desde o espaço físico como também os cuidados que são tomados com os documentos. Entre eles, a ventilação, para que os documentos ali armazenados não sofram deterioração com o tempo. O descarte ou inutilização dos documentos públicos é regido pela Lei Federal 8.159/1991, e só podem ser destruídos através de fragmentação mecânica, após passar por aprovação da Comissão Setorial de avaliação de Documentos, que se submete a aprovação da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais.